Com a influência chinesa em ascensão no status internacional e nível de tecnologia, cada vez mais em grande escala conferências acadêmicas internacionais realizados na China escolher. Organizar estas conferências, podemos melhor promover o intercâmbio acadêmico e cooperação internacional, mas também para o desenvolvimento econômico tem um papel importante e significado.
Ao contrário reunião da Conferência ordinária, geralmente uma reunião classe no mais difícil de todas, o processo é mais trabalhosa e complexa. assembleia geral para remover si registrou matrícula, frequência no local, processo regular de dados e estatísticas Após a reunião, a conferência tem mais difícil de gerir.
Resumo diferente configuração e combinação de confusão volátil, gerenciamento de problemas mais
No arquivo a qualquer momento da apresentação tem, à análise de peritos criar incerteza quanto para aumentar o custo da comunicação
um número de peritos de avaliação coordenados difícil, baixa eficiência do modo de obturação avaliação tradicional
resultados de volta lenta e participantes para interagir com a lei os avaliadores
vários sites usando o sistema legal sujeita a coordenação, arranjos hora e local área de conflito
numerosos oradores convidados, dificuldades de fala e dados de coleta e gestão da informação
mudança temporária ocorre, todo o necessidades do processo de re-ajustar a data da conferência
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Para dor pontos comuns ou mais conferência acadêmica, uma centena de actividades grelha depois das discussões aprofundadas descoberta com uma série de gerente de conferência excelente, diretor Sua abordagem para esses problemas é através do uso de sistema teórico sofisticado, respectivamente, de gestão de tempo, gestão de agenda, gerenciamento de tarefas, gestão de pessoal para resolver quatro dimensões.
No sentido amplo de gestão do tempo, há uma teoria bem conhecida: fazer tudo (GTD), pelo livro best-seller de David Allen "Getting Things Done", sua idéia central é esvaziar a mente, e, em seguida, passo a passo, de acordo com o conjunto de rota para trabalhar em execução. Há específico para coletar, organizar, organizar, analisar e medidas cinco passos:
(1) Recolha: ser capaz de recolher todos os itens a ser tratados (a que se refere na GTD material) é organizado em uma lista ou listas de forma - como mostrado acima na FIG.
Na preparação da conferência, reuniu um grande número de registro de estudiosos, papéis de emissão e outras informações.
(2) Acabamento: o atraso foi recolhido após, nós precisamos organizar base regular ou irregular.
Organizar, rever candidatos formulários, coleta de auditoria de papéis, pense sobre esta questão não deve ser relatado ou discussões na conferência.
(3): a organização é GTD é o passo mais importante, precisamos considerar dois aspectos: a organização ea organização das informações sobre o próximo movimento.
Após a triagem tema relatório, como alocar tempo?
Como organizar os convidados relatório cronológico?
Como informar com precisão os participantes?
(4) revisão: Ao analisar e verificar todo o seu inventário e atualizado para garantir o funcionamento do sistema de GTD, e também pode precisar de plano para o trabalho futuro.
Há conflitantes convidados fenômeno acidente vascular cerebral não aparecem?
Se os hóspedes agendar, a mudança temporária de recursos de local, os horários podem ser flexivelmente ajustada para lidar com isso?
(5) Execução: em ação concreta pode ser obrigado a agir de acordo com o ambiente em caso de situações inesperadas, sistema de GTD deve ser flexível e controlável.
Se as viagens convidados flutuação, recursos espaço temporário, pode ser flexível ajustada para lidar com isso?
Se o tempo para se concentrar em atender dia equipe chegou ao local, quem não causa congestionamento?
Através do uso racional de GTD, ele vai fazer o processo complexo e pesado originais tornam-se claras.
Uma dificuldade é o destaque do local da conferência e muito mais, o programa da conferência e muito mais. Então a pergunta é repetida local, conflitos de tempo aparecerá no Agendar reunião da Assembleia Geral inevitável. Ao utilizar um gráfico de Gantt, e podem ser ajustados e calendário ajustar eficazmente orquestrar.
(O primeiro passo: uma forma simples lista com uma lista de atividades)
Cada reuniões do núcleo e atividades do núcleo (1) claramente conferências. As actividades incluem o nome, o assunto, hora de início, duração, e o tempo final, e o tipo de actividade e dependências.
Como mostrado acima, "AI baseada em Projeto A" (actividades dependentes) deve começar antes do final do "tema do relatório 1,2" (actividades decisivas), a "cerimônia de premiação" (actividades dependentes) de acordo com o "muro Show Report" (actividade decisivo) de progresso ou os resultados podem ser.
(Passo 2: áspero barra de tracção Gantt)
(2) criar um esboço Gantt. Acima, todas as atividades de acordo com a hora de início, duração marcado no gráfico de Gantt.
(Terceira etapa: dependências determinantes, identificação de caminho crítico)
(3) determinar as dependências de actividade e caminho crítico. linha preta grossa no gráfico é o caminho crítico, ele pode ser usado para garantir que o caso ser ajustado atividades futuras plano ainda será capaz de seguir o timing correto, ou seja, para garantir que todas as atividades dependente e só pode ser o evento decisivo após conclusão da expansão planeada.
Este passo pode ser considerado como "procurando a linha principal, o foco em foco." Em uma reunião evento, algumas atividades essenciais, eles não podem empurrar para não completar todo o evento para continuar essas atividades são geralmente caminho crítico; outros são usados para ajustar a atmosfera, a implementação de atividades alternativas, essas atividades geralmente não são dentro do caminho crítico.
(Quarta etapa: identificação de pessoas e lugares em cada actividade Gantt)
(4) determinar o pessoal responsável para executar as atividades do local tarefa atribuída, oportuna ajustar conforme a duração da atividade necessária. Nesta etapa, pode ser claramente visto a partir do gráfico de Gantt de pessoas e lugares alocados se existe um conflito, a fim de ajustar transformação.
(Quinto Passo: Desenhar a programação)
(5) converter o gráfico de Gantt com o cronograma correspondente. Na forma de tabela que mostra a relação Actividade Gantt gráfico, pessoas e locais de novo, a programação final é gerado.
Realizada a cada conferências acadêmicas, do palco para os bastidores, há um monte de trabalho para lidar com os arranjos. A complexidade dessas tarefas não pode ser subestimada.
(Satisfazer as necessidades do exemplo mente mapa)
Use WBS trabalho de decomposição. A decomposição WBS razoável pode completar a lista de tarefas lista, uma compreensão mais clara da relação entre todas as tarefas. O trabalho concreto, pode ser implementado chão.
(Conferência WBS exemplo de referência)
Você pode usar essas cinco maneiras de desenvolver WBS:
guia
analogia
abordagem top-down
abordagem bottom-up
método de mapeamento mente
Após o processo de reunião para classificar através de gestão de tempo, decomposição tarefa está concluída, devemos alocar pessoal para executar tarefas e disposições específicas.
Você pode aprender Matriz de responsabilidades (matriz de responsabilidades, RAM).
RAM alocados para a organização responsável pelo trabalho e execução, equipe ou individual. Como mostrado acima, é uma tarefa atribuída RAM de acordo com a equipe. Para grandes projetos, as atividades serão destinados ao departamento de organização do trabalho específico ou equipe será mais eficaz. O trabalho concreto para implementar a matriz para formar por organizações específicas ou membros a implementar.
Estas soluções quatro dimensões, mesmo que ele pode facilmente gerenciar conferência acadêmica, mas não resolver o problema em suas raízes. Para algumas novas pessoas se juntaram a linha em termos de eficiência, gestão, custos, etc. Estes problemas são ainda uma montanha.
atividade cem células com muitos anos de experiência conferência acadêmica, Lee Usando a tecnologia de Internet para criar um sistema de gestão de conferência, o foco em resolver os pontos problemáticos da Conferência. Pelo registo combinando, convites, data processo, resumo e campo e outras funções, fornecer -stop os remédios todo processo de hospedagem caso.
A gestão do tempo, gestão de agenda, gerenciamento de tarefas, gestão de pessoal em todos os passos específicos, poupando mão de obra, tempo e custos financeiros, os organizadores da conferência para de forma eficiente, conferências com precisão preparatórias, e mais tempo energia para o conteúdo central, tais como determinar as questões, artigos de revisão, convidados. sistemas de gestão Conference dar a desempenhar plenamente o máximo benefício da conferência acadêmica, conseguir informações conferência acadêmica.
No entanto, de acordo com feeds de dados de mercado, muitos organizadores de conferências acadêmicas não perceber a conveniência de um sistema de gerenciamento de conferência profissional, ainda usa o modelo tradicional vai fazer. Com base nesta orientação do status quo, a fim de melhor promover o desenvolvimento da conferência mercado da China, uma centena de actividades de redes em janeiro 2020 oficialmente abrir a Conferência sobre projetos públicos, irá fornecer um instituições acadêmicas permanentes valor livre 35.000 yuan / Acadêmico Sistema de Gestão da Conferência. Traga os organizadores da conferência e experiência eficiente vai fazer, de modo que todas as conferências estão mostrando seu valor adequado.
Ao longo dos anos, um sistema de conferência de atividade cem celular tem vindo a servir com sucesso uma centena de conferências acadêmicas. Estes incluem, a Conferência Internacional de controle avançado do veículo 14, CUHK 2019 - Shenzhen Otimização Theory and Conference Aplicação, a Oitava Conferência Internacional sobre geologia médica, famosa Nona Conferência Internacional combustão de carvão em conferências acadêmicas.
Os projetos de bem-estar Conferência vai continuar a recrutar universitários / instituições acadêmicas para trabalhar em conjunto, exploração em profundidade, a ciência ea tecnologia para promover o desenvolvimento de atividades de intercâmbio acadêmico nacional e internacional.
